Każda firma ma obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej prowadzonej działalności. Prawidłowe dane służą nie tylko do spełniania obowiązków narzucanych przez prawo, ale przede wszystkim pozwalają menedżerom podejmować efektywne decyzje biznesowe.
Przyczyny błędów w księgach rachunkowych
Księgowanie dokumentów firmowych charakteryzuje zazwyczaj duża powtarzalność (choć jej nasilenie uzależnione jest od profilu działalności firmy). Wiele procesów przeprowadza się według ustalonych wcześniej wzorów, setki dokumentów tworzy się według raz przygotowanego schematu, a ich dekretowanie przebiega rutynowo. Właśnie ta powtarzalność, monotonia towarzysząca pracy księgowych może prowadzić do powstawania błędów w czasie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.
Nie da się ukryć, że niekiedy błędy wynikają po prostu z rozkojarzenia albo charakteru danej osoby. Brak uwagi, chwilowe zamyślenie prowadzą do najprostszych błędów, tj. zamiana kolejności cyfr, błędnie wpisane konto księgowe. Trudno całkowicie wyeliminować tego rodzaju pomyłki.
Jeszcze inną przyczyną, która może powodować popełnianie błędów przez księgowych, to pośpiech. Księgowaniu dokumentów w trakcie zamykania okresów rozliczeniowych towarzyszy duża presja. Wiele danych spływa w ostatniej chwili, a często wręcz z opóźnieniem. Poszczególne etapy księgowania następują po sobie, a harmonogram często jest bardzo napięty. Jak w takiej sytuacji nie narazić się na popełnienie błędów?
Oprogramowanie komputerowe
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele programów komputerowych wspierających nowoczesne zespoły księgowe. Ich zadaniem jest przede wszystkim standaryzacja i automatyzacja procesów. Pozwalają one uprościć, a nawet częściowo zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań. Oprócz eliminacji wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, posiadają wiele funkcji umożliwiających bieżące wykrywanie błędów.
Najlepiej oceniane przez księgowych rozwiązania posiadają funkcje, tj.:
- Możliwość generowania raportów kontrolnych estymujących oczekiwane wartości poszczególnych sald.
- Sformalizowanie procesu sprawdzania poprawności sald kont księgowych.
- Skuteczna (wymuszona przez system) kontrola przestrzegania standardów i procedur księgowych.
- Wsparcie zarządzania wiedzą w zespole księgowym.
- Możliwość integracji z dowolnym systemem księgowym.
Przykład zastosowania programów komputerowych – rekoncyliacja danych
Na rynku dostępne są między innymi programy, które pomagają księgowym w uzgadnianiu sald kont firmowych. Przykładem może być tutaj FlexiReconciliation. Aplikacje takie wskazują dokładnie, jakie czynności kontrolne i w jakiej kolejności należy wykonać w celu potwierdzenia prawidłowości salda za dany okres. Procedura ustala zakres dokumentacji stanowiącej załącznik do uzgodnienia oraz wskazuje, kto imiennie ponosi odpowiedzialność za wykonanie czynności kontrolnych.
FlexiReconciliation automatycznie generuje formularze uzgodnień dla danego konta. Formularze zawierają przeniesienie danych z ewidencji księgowej oraz listę czynności kontrolnych. Uzgodnienia umożliwiają weryfikację, czy aktualne saldo księgowe jest zgodne z saldem oczekiwanym ustalonym na podstawie testów kontrolnych. Identyfikacja niezgodności pozwala na oznaczenie problemu – program zwraca uwagę księgowego na nieprawidłowości. Pracownik może raz jeszcze sprawdzić wprowadzone dane i po wprowadzeniu korekty wyeliminować błąd.
Błędy księgowe zdarzają się w każdej firmie, różna jest jedynie skala ich występowania. Nowoczesne programy komputerowe tj. FlexiReconciliation pozwalają wykrywać nieprawidłowości i dokonywać stosownych korekt. Dyrektor firmy lub główny księgowy, na którym spoczywa odpowiedzialność za księgi rachunkowe, otrzymuje wsparcie pozwalające na eliminowanie błędów i zapewnienie rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
