Zastanawiasz się, czy zlecenie niszczenia dokumentacji firmie zewnętrznej jest bezpiecznym rozwiązaniem? Czy jest to zgodne z prawem i RODO? A może boisz się, że zapłacisz za wykonanie usługi, a poufna dokumentacja Twojego przedsiębiorstwa znajdzie się za kilka miesięcy na śmietniku albo w jakimś lesie? Nie jesteś pewien, jakie procesy bezpieczeństwa stosują firmy z branży profesjonalnego niszczenia dokumentacji? Przekonaj się, jak o bezpieczeństwo Twoich informacji dbają renomowane firmy outsourcingowe i jakie procedury stosują.
Powierzanie danych firmie zewnętrznej
Dokumentacja firmowa często zawiera dane osobowe pracowników i klientów. Wraz z podpisaniem standardowego zlecenia o wykonaniu usługi, ze względu na specyficzny charakter informacji, powinieneś również podpisać oświadczenie o przekazaniu dokumentacji. Firma, której powierzasz dokumenty, nie może wykorzystywać ich do własnych celów, czy też przetwarzać na własny użytek, a jedynie zniszczyć je zgodnie z charakterem podpisanego zlecenia. Taka umowa powinna jasno określać, w jakim celu zostają powierzone dokumenty oraz prawa i obowiązki obu stron.
Niszczenie zgodne z prawem i obowiązującymi regulacjami
Korzystając z usług firmy zewnętrznej, możesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja zostanie zniszczona w sposób trwały i bezpieczny, w świetle obowiązujących przepisów. Firmy outsourcingowe dokonują niszczenia dokumentacji niezależnie od typu nośnika, na którym została zapisana, co oznacza, że zniszczą zarówno dokumentację papierową, jak i tę zapisaną na płytach CD/DVD, dyskach twardych i pamięciach przenośnych. Proces niszczenia dokonuje się w oparciu o normę DIN 66399 precyzyjnie regulującą stopień zniszczenia poszczególnych typów i rodzajów dokumentacji.
Przeszkolona kadra
Firmy działające w tej branży od lat stawiają na przeszkolony i doświadczony personel, który dokładnie wie jakie zadania na nim spoczywają i jak odpowiedzialne jest to zadanie. Większość profesjonalistów decyduje się także na zatrudnianie wyłącznie osób niekaranych, aby zminimalizować możliwość wykradnięcia danych.
Plombowane pojemniki
W trosce o bezpieczeństwo Twoich informacji pojemniki, do których pakowane są dokumenty przeznaczone do zniszczenia, zostają zaplombowane w momencie zakończenia załadunku. Plomby zostają przełamane dopiero w prywatnej niszczarni, podczas rozładunku i segregacji dokumentów do zniszczenia.
Monitoring satelitarny pojazdów
Aby niemożliwe było sprzeniewierzenie powierzonej dokumentacji, podmioty niszczące dokumentację decydują się na monitoring satelitarny samochodów, w których przewożone są dokumenty. W ten sposób można dokładnie określić trasę pojazdów, która powinna obejmować jedynie punkty odbioru dokumentów i docelową niszczarnię, w której następnie zostaną zniszczone.
Strzeżona niszczarnia
Miejsce, do którego trafiają dokumenty przeznaczone do zniszczenia, zwyczajowo jest zamknięte dla osób postronnych, strzeżone oraz monitorowane. Możesz mieć pewność, że nikt nie wykradnie dokumentacji, która tam trafiła.
Nagrania utylizacji
Proces rozładunku w niszczarni, odplombowywania pojemników i samej utylizacji dokumentów jest rejestrowany i zapisywany na płycie CD lub DVD po to, żebyś mógł sprawdzić, czy całość procesu przebiegła zgodnie z procedurami bezpieczeństwa. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujesz również pewność, że zniszczeniu uległy dokumenty powierzane przez Ciebie.
Wgląd w proces niszczenia
Na każdym etapie niszczenia dokumentacji powinieneś mieć możliwość osobistego wglądu w wykonywany proces. Dzięki temu na własne oczy możesz upewnić się, że wszystko toczy się tak, jak powinno.
Sprawdzona firma gwarantem bezpieczeństwa
Przed zdecydowaniem się na konkretną firmę profesjonalnie niszczącą dokumentację warto sprawdzić usługi, które oferuje, oraz opinie na jej temat. Dobrze wybierać firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, które mogą poszczycić się nie tylko doświadczeniem ale, i stuprocentowym profesjonalizmem. Przy takim wyborze nie kieruj się wyłącznie aspektem finansowym. Powyższa lista procedur bezpieczeństwa powinna Ci pomóc w dokonaniu właściwej decyzji.
